Hoe maak je vergadersamenvattingen met OpenAI's GPT-3?

Ooit een werkvergadering bijgewoond waarbij je geen idee had welke taken je kreeg toegewezen of waarover consensus werd bereikt? We zijn er allemaal geweest, vooral wanneer veel mensen tegelijk praten, vragen onbeantwoord blijven, of de deadline van een briefing niet duidelijk is.

Zowel de productiviteit als de duidelijkheid worden vaak geschaad. (Er is niets ergers dan een andere vergadering te moeten plannen om over die eerste vergadering te praten.)

Dus in plaats van achter de persoon aan te rennen die aantekeningen maakt, kun je de integratie van Zapier met OpenAI (makers van ChatGPT) gebruiken om de dag te redden. Je kunt automatische workflows maken - wat we Zaps noemen - die GPT-3 aansporen om vergadersamenvattingen te maken en ze naar het Slack-kanaal van je team te sturen. Hieronder bespreken we twee verschillende manieren om dit te doen!

Maak vergaderingsverslagen en samenvattingen van een opname

Ik ben al lang op zoek naar een tool die automatische transcripties biedt en die ook een nauwkeurige samenvatting van de tekst kan maken. Hierdoor kan ik snel de essentie van een vergadering begrijpen en kijken of er taken zijn die moeten worden aangepakt. Gelukkig heeft de integratie van Zapier met OpenAI een actiestap die vertrouwt op Whisper, een automatisch spraakherkenningssysteem (ASR), waarmee ik precies dat kan doen.

Je kunt automatische workflows maken - wat we Zaps noemen - die Whisper instrueren om transcripties te maken van audiobestanden die je uploadt, en vervolgens een samenvatting van de tekst te maken. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina blijft en er geen belangrijke details van je dagelijkse activiteiten worden gemist.

U kunt uw eigen Zap maken zonder enige programmeerkennis, maar we bieden ook snelle sjablonen om u op weg te helpen. Als u wilt beginnen met een sjabloon, klik dan op de onderstaande Zap-sjabloon en u wordt naar de Zap-editor gebracht. U moet een Zapier-account aanmaken als u er nog geen heeft. Volg vervolgens de onderstaande instructies om uw Zap in te stellen.

Voordat u begint

Voor deze tutorial gaan we Dropbox gebruiken voor het uploaden van inkomende bestanden. Zorg ervoor dat je Dropbox (of andere opslagapp) een map heeft voor je audiobestanden van vergaderingen en dat er minstens één audiobestand is toegevoegd. De audiobestanden moeten ook 25 MB of kleiner zijn en een van de volgende bestandstypen hebben: MP3, MP4, MPEG, MPGA, M4A, WAV of WebM.

Stel uw Dropbox-trigger in

Ten eerste, stel uw trigger in - het evenement dat uw Zap start. Selecteer Dropbox als uw trigger-app en Nieuw bestand in map als uw trigger-evenement.

Als je dat nog niet gedaan hebt, wordt je gevraagd om je Dropbox-account te koppelen. Klik op Kies een account... en selecteer vervolgens een account uit het uitklapmenu (als je Dropbox al eerder aan Zapier hebt gekoppeld) of klik op + Koppel een nieuw account.

Kies vervolgens de Dropbox-map die je wilt gebruiken. In ons geval hebben we een Dropbox-map genaamd Meeting transcripts opgezet. Je kunt de standaardinstelling laten staan op Ja om de bestandsinhoud op te nemen.

Volgende, klik Doorgaan. We hebben een bestaand mapbestand nodig om de rest van deze Zap in te stellen, dus klik op Test trigger. Als je test succesvol is, zie je de inhoud van je mapbestand. Klik op Doorgaan.

Richt je OpenAI-actie in

Nu zullen we de actie instellen - het evenement dat uw Zap zal uitvoeren zodra het wordt geactiveerd. Selecteer OpenAI als uw actie-app en Creëer Transcriptie als uw actie-evenement. Klik op Doorgaan.

Dan word je, als je dat nog niet hebt gedaan, gevraagd om je OpenAI-account te verbinden met Zapier. Klik op Kies een account... en selecteer een account uit het dropdown-menu (als je eerder OpenAI aan Zapier hebt gekoppeld) of klik op + Verbind een nieuw account. Vervolgens wordt je gevraagd om je eerder gekopieerde OpenAI API-sleutel in te voeren in een pop-up venster.

Als je dat hebt gedaan, ga dan terug naar de Zap editor en klik op Doorgaan.

Nu komt het belangrijkste deel: Vertel je Zap waar het audiobestand vandaan moet halen en geef de instructies voor het maken van een transcriptie ervan. Klik in het Veld bestand en selecteer Directe medialink uit het dropdown-menu Gegevens invoegen.

Volgende is uw instructie. Hoewel u GPT niet hoeft te instrueren om een transcriptie te maken (de Zap-actie zal dat voor u doen), kunt u dit veld gebruiken om de kwaliteit van de transcriptie te verbeteren. Bijvoorbeeld, u kunt GPT vragen om tijdstempels te verwijderen of specifieke trefwoorden of bedrijfsnamen toe te voegen, zodat de AI geen woorden verkeerd spelt.

Je kunt ook het reactieformaat kiezen, wat betekent in welk soort tekstbestandsindeling je het uiteindelijke bestand wilt hebben. In ons geval gebruiken we gewoon de standaardtekst, maar je kunt ook kiezen voor SRT, JSON en meer.

Tenslotte kunt u ook de taal van de audio toevoegen. Als u dit leeg laat, wordt dit standaard ingesteld op Engels. Nadat u deze velden hebt ingesteld, klikt u op Doorgaan.

Nu is het tijd om je actie te testen. Wanneer je op Test & Beoordelen of Test & Doorgaan klikt, zal Zapier de samenvatting van OpenAI binnenhalen op basis van hoe je de velden in je Zap hebt aangepast.

Als je ziet dat je trigger correct werkt, klik dan op de + knop onderaan je scherm om een nieuwe stap aan je Zap toe te voegen.

Richt je Dropbox-actie in

Nu gaan we de volgende stap van deze workflow instellen, die een nieuw tekstbestand zal maken in Dropbox met de transcriptie die OpenAI heeft gemaakt. Selecteer Dropbox als je actie-app en Textbestand maken als je actiegebeurtenis.

Klik Doorgaan.

Koppel uw Dropbox-account aan Zapier (of selecteer een bestaand account) en klik op Doorgaan.

Nu is het tijd om je Dropbox-actie in te stellen. Selecteer in het Veld de Dropbox-map waar je de transcriptie naartoe wilt sturen. In onze Zap sturen we de transcriptie naar dezelfde map waar we de audiobestanden opslaan.

Zodra u klaar bent met het selecteren van de maplocatie, haal dan de naam van de Dropbox van de vergadering binnen door te klikken op het veld Bestandsnaam en Dropbox Bestandsnaam te selecteren uit de gegevensdropdown.

Nu voor het belangrijkste deel: je wilt je Whisper-resultaten (je transcriptie) ophalen door te klikken in het veld Bestandsinhoud en Inhoud uit de gegevenskeuzelijst te selecteren. Hierdoor wordt het transcriptiebestand toegevoegd aan je Dropbox-map.

Je kunt er ook voor kiezen om het bestand te overschrijven of niet, maar in dit geval moet je Nee selecteren. Klik vervolgens op Doorgaan.

Nu is het tijd om je actie te testen. Wanneer je op Actie testen klikt, stuurt Zapier volgens de manier waarop je je actie hebt ingesteld een transcriptie naar Dropbox.

Het is een goed idee om je Zap te testen om te controleren of je transcript er goed uitziet. Als het correct werkte, zou je een transcript moeten zien in de Dropbox-map die je hebt ingesteld. Zo ziet die van ons eruit:

<

Als je de transcriptie hebt bekeken die je Zap heeft gemaakt, klik dan op de + knop onderaan het scherm om een nieuwe stap aan je Zap toe te voegen.

Richt je OpenAI-actie in

Now is het tijd om je volgende actie in te stellen. Selecteer OpenAI voor je actie-app en Verzend Prompt voor je actiegebeurtenis.

Klik op Doorgaan. Verbind vervolgens je OpenAI-account en klik op Doorgaan.

Nu is het tijd om je actie in te stellen. In het Model-veld kun je text-davinci-003 geselecteerd laten, aangezien dit degene is die we aanbevelen voor de beste resultaten.

Je kunt nu je instructies aanpassen voor OpenAI. In het Instructie-veld, geef OpenAI de instructies die je wilt zodat het je transcriptie effectief kan samenvatten. Voor de instructies in mijn voorbeeld, schreef ik:

Maak een samenvatting (in opsommingstekens) die de gehele inhoud van de vergadering samenvat.

U kunt ook meer specifieke instructies opnemen over het verstrekken van vervolgstappen of taken voor specifieke personen, bijvoorbeeld, of een specifiek woordaantal opnemen.

Nadat je je prompt hebt geschreven, zorg ervoor dat je gegevens uit je Dropbox behaalt door te klikken in het Prompt veld en Bestandstekst te selecteren uit het invoegen van data dropdown.

Na het aanpassen van uw prompt kunt u de temperatuur (creativiteitsniveau) van het schrijven aanpassen, evenals de maximale lengte.

Nu, test je actie. Als je niet tevreden bent met je samenvatting van OpenAI, pas dan je tekst aan totdat je tevreden bent met de resultaten.

Om de laatste stap aan je Zap toe te voegen, klik je op de+ knop onderaan je scherm.

Stel je Slack-actie in

Stel nu je laatste actie in om je vergaderings samenvatting te versturen. Kies Slack als je actie app en Stuur kanaalbericht als je actiegebeurtenis. Klik op Verder.

Als je nog geen verbinding hebt met je Slack-account, verbind het dan nu en klik op Doorgaan.

Nu gaan we je actie instellen, of hoe je wilt dat je bericht wordt ingesteld. Selecteer eerst naar welk kanaal je wilt dat je bericht wordt geplaatst in het Kanaal-veld. In ons geval zullen we het Slack-kanaal van ons contentteam gebruiken.

Vervolgens kunt u het Slack-bericht aanpassen door te klikken in het veld Berichttekst, en vervolgens de benodigde OpenAI-gegevens te selecteren uit het keuzemenu Invoegen van gegevens. In dit geval dient u de Tekst van keuzes te gebruiken, aangezien dit de samenvatting is die OpenAI heeft gemaakt.

Je kunt ook statische tekst toevoegen als je je Slack-bericht op een specifieke manier wilt opmaken, maar het is niet nodig als je alleen de samenvatting van de vergadering wilt opnemen.

Je kunt je bot ook personaliseren door een naam toe te voegen aan het veld Botnaam en een emoji aan het veld Botpictogram.

Nadat je klaar bent met het instellen van je stap, klik je op Doorgaan.

Nu is het tijd om je actie te testen. Wanneer je op Test actie klikt, zal Zapier een bericht naar Slack sturen volgens hoe je je bericht eerder hebt ingesteld.

Zoals altijd is het een goed idee om je Zap te testen om te controleren of je Slack-bericht er goed uitziet. (Waarschuw je team vooraf, zodat ze niet verrast worden.) Als het correct heeft gewerkt, zie je een Slack-bericht dat is opgemaakt zoals je het hebt ingesteld.

Je zou ook in staat moeten zijn om de testreactie te zien die naar je Slack-account is verzonden. Hier is hoe ons voorbeeld eruitziet:

Wanneer je tevreden bent met hoe de test eruitziet, ben je nu klaar om je Zap in te schakelen. En dat is wat we een succes zouden noemen!

Gebruik OpenAI om transcripties en samenvattingen van uw vergaderingen te maken

Vanaf nu zal OpenAI telkens wanneer er een audiobestand naar Dropbox wordt geüpload, een transcriptie van dat bestand maken, het uploaden naar je Dropbox-bestand, vervolgens zal OpenAI er een samenvatting van maken, en de Zap zal die samenvatting naar je Slack-kanaal sturen.

Dit maakt het voor jou en je teamleden gemakkelijk om vergadersamenvattingen in Slack te bekijken, zonder naar de opname te luisteren of de volledige transcriptie te lezen.

Maak vergaderingsverslagen van notities

Als je normaal gesproken geen vergaderingen opneemt, moet je waarschijnlijk toch een samenvatting sturen op basis van aantekeningen die tijdens de vergadering zijn gemaakt. Met deze workflow kan OpenAI automatisch een samenvatting van je vergadering maken en deze direct na het publiceren van je vergaderingsnotities in Slack plaatsen. We gebruiken Evernote om onze vergaderingsnotities vast te leggen, maar je kunt elke notitie-app gebruiken die verbinding maakt met Zapier en dezelfde basisstappen volgen.

Als je wilt beginnen met een sjabloon, klik dan op de onderstaande Zap-sjabloon en je wordt naar de Zapier-editor geleid. Je moet een Zapier-account aanmaken als je er nog geen hebt. Volg vervolgens de onderstaande instructies om je Zap in te stellen.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je eerst een OpenAI-account opzet, dat gratis is om aan te maken. Nadat je je account hebt geopend, genereer je je API-sleutel in het tabblad "Instellingen".

Vergeet niet om de sleutel te kopiëren. Je hebt deze API-sleutel later nodig bij het verbinden van je OpenAI-account met Zapier.

Stel je Evernote-trigger in

Eerst moet je je trigger instellen - het evenement dat je Zap start. Selecteer Evernote als je trigger-app en Nieuw Label Toegevoegd aan Notitie als je trigger-evenement.

Als je dit nog niet hebt gedaan, moet je je Evernote-account koppelen. Klik op Kies een account... en selecteer vervolgens een account uit het uitklapmenu (als je Evernote al eerder aan Zapier hebt gekoppeld) of klik op + Verbind een nieuw account.

Klik op Doorgaan. Selecteer vervolgens welke tag u wilt gebruiken om uw vergaderingsnotities te verzamelen.

Klik op het uitklapmenu om de tags te zien die beschikbaar zijn in uw verbonden Evernote-account. In dit geval hebben we een tag genaamd Vergaderingsnotities ingesteld, zodat telkens wanneer we deze tag aan een notitie toevoegen, dit de Zap zal activeren. Selecteer nu uw tag. (Als er geen tag is geselecteerd, wordt de Zap geactiveerd voor alle notities.)

Klik op Verder.

Nu moet je je trigger testen. Zapier zal een recente notitie vinden met de tag die je hebt toegevoegd. Dit zal worden gebruikt om de rest van je Zap in te stellen.

Als je geen notities hebt, voeg dan een voorbeeldnotitie toe en label deze op de juiste manier, en test vervolgens je Zap.

Klik op Test trigger. Het zal de voorbeeldnotitie met de juiste tag oproepen. Zodra u ziet dat uw trigger correct werkt, klikt u op Doorgaan.

Stel je OpenAI-actie in

Nu gaan we de actie instellen - het evenement dat jouw Zap zal uitvoeren zodra het wordt geactiveerd. Selecteer OpenAI als je actie-app en Verzend Prompt als je actie-evenement. Klik op Doorgaan.

Daarna word je, als je dat nog niet hebt gedaan, gevraagd om je OpenAI-account te koppelen aan Zapier. Klik op Kies een account... en selecteer vervolgens een account uit de dropdownmenu (als je OpenAI eerder al aan Zapier hebt gekoppeld) of klik op + Koppel een nieuw account, klik vervolgens op Doorgaan.

Hierna wordt u gevraagd uw OpenAI API-sleutel in te voegen, die u eerder hebt gekopieerd.

Vervolgens moet je je Zap vertellen hoe het een samenvatting van je vergaderingsnotities moet genereren.

U kunt gegevens uit uw Evernotes importeren door te klikken in een leeg veld waar u de gegevens wilt plaatsen en een optie te selecteren uit het uitklapmenu Gegevens invoegen. Dit omvat het AI-model, de prompt, temperatuur en maximale lengte.

Het belangrijkste onderdeel van deze configuratie is uw prompt. In het veld Prompt schrijft u wat u wilt dat de AI schrijft. In dit geval is onze prompt: Kunt u een korte samenvatting maken van mijn notities van de vergadering en ook specifieke volgende stappen voor elke persoon opnemen in een aparte lijst met opsommingstekens? U moet ook eventuele grammaticale fouten corrigeren en aangeven of er nog onbeantwoorde vragen zijn.

Voor de inhoud van de vergadering zullen we de tekst van de vergaderingsnotitie ophalen uit het door de Zap geselecteerde voorbeeld.

Je kunt ook de temperatuur aanpassen van de tekst die je zoekt (creativiteitsniveaus) en de maximale lengte. Je kunt ook de lengte van de personage of het aantal woorden direct aanpassen in het Prompt veld binnen je Zap.

Als je klaar bent met het aanpassen van deze velden, klik dan op Doorgaan.

Nu is het tijd om je actie te testen. Wanneer je op Testen & Beoordelen of Testen & Doorgaan klikt, zal Zapier de samenvatting van OpenAI ophalen op basis van hoe je de velden in je Zap hebt aangepast.

Als je ziet dat je trigger correct werkt, klik dan op Doorgaan.

Stel je Slack-actie in

Volgende stap is het instellen van nog een actiestap. Selecteer Slack als jouw actie-app en Stuur kanaalbericht als jouw actie-evenement.

Klik op Doorgaan. Je wordt gevraagd om je Slack-account te verbinden. Verbind je Slack-account en klik op Doorgaan.

Nu is het tijd om de manier waarop je Slack-bericht eruit zal zien in te stellen. Selecteer naar welk Slack-kanaal je het bericht wilt sturen door te klikken in het veld onder Kanaal.

Als je klaar bent met het selecteren van je kanaal, kun je nu je GPT-3 resultaten ophalen door te klikken in het veld Berichttekst en Keuzetekst te selecteren uit de gegevensdropdown. Hiermee haal je een volledige samenvatting van je bericht op in je Slack-bericht.

U kunt uw bot ook personaliseren door een naam toe te voegen aan het veld Bot Naam en een emoji toe te voegen aan het veld Bot Icoon. Daarnaast kunt u een link naar de Zap opnemen, afbeeldingen toevoegen, automatisch linken uitvouwen, of gebruikersnamen en kanaalnamen linken.

Als je klaar bent met het instellen van je stap, klik dan op Doorgaan. Nu is het tijd om je actie te testen. Wanneer je op Actie testen klikt, zal Zapier een bericht naar Slack sturen op basis van hoe je je bericht eerder hebt ingesteld.

Het is een goed idee om je Zap te testen om te controleren of je Slack-bericht er goed uitziet. (Waarschuw je team wel van tevoren, zodat ze niet verrast zijn.) Als het correct werkte, zou je een Slack-bericht moeten zien dat opgemaakt is zoals je het hebt ingesteld.

Als je het Slack-bericht hebt bekeken dat je Zap heeft gemaakt, is je Zap nu klaar voor gebruik. Als er iets niet klopt, ga dan terug en pas dingen aan totdat het precies goed is.

De Zap zal nu vergaderingsverslagen maken en deze binnen enkele seconden naar uw Slack-kanaal sturen. Dit is hoe de onze eruitziet:

Schrijf vergaderingen samenvattingen met OpenAI

Nu, elke keer dat je vergaderingsnotities verzamelt in Evernote, zal deze Zap een samenvatting van je notities maken, de volgende stappen van elk teamlid benadrukken en eventuele onbeantwoorde vragen voor je uiteenzetten door een bericht naar een Slack-kanaal te sturen.

Zo kunt u en uw teamleden snel de samenvattingen en vervolgstappen doornemen, zonder enige heen en weer communicatie.

Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd in februari 2023, maar is het laatst bijgewerkt in mei 2023 om nieuwe manieren toe te voegen om vergaderingen samen te vatten met behulp van AI.